Genius inside

Fédération des Enterprise Romandes Success Story

Mit Genius Project managen Sie all Ihre IT-Projekte und Ressourcen

Das Unternehmen – Fédération des Enterprises Romandes Genève

FER GE ist ein Arbeitgeberverband, dem sowohl Arbeitgeber, als auch Selbständige beitreten können. FER GE bietet seinen Mitgliedern ein weites Spektrum an Dienstleistungen, z. B. die Teilnahme an schweizerischen Pensionsprogrammen und Personalprogrammen und bietet sogar Rechtsberatung.

Die Herausforderung – Eine zentralisierte Anwendung, die über das Web zugänglich ist
FER GE leitet mit seinen 10 Entwicklern und 10 Beratern eine Reihe von Projekten, die mit Hilfe von Software durchgeführt werden. 2003 begann man mit einem neuen Projekt, um alle AS/400 terminal-basierten Anwendungen zu WebSphere Anwendungen, die auf dem AS/400 Server gehostet waren, aufzurüsten.

Seit die Anwendungen vollständig sind, können FER-Mitglieder über das Internet darauf zugreifen. Die Anwendungen beinhalten Registrierung und Abwicklung des Gesundheitswesens, Rentenplanung und betriebliche Schulungen. 2004 begann FER mit der Entwicklung einer Webanwendung für die Gehalts- und Lohnabrechnung. Die gesamte Entwicklung musste auf J2EE und zu den PMI-Methoden des Projektmanagements erfolgen.

Für jedes einzelne Projekt benötigte man ein System, das man für die Planung und Budgetierung einsetzen konnte und das zudem Mittel für die Erfassung von Informationen jedes Einzelnen war, um diese Informationen dann für das gesamte Projektteam zugänglich zu machen. Zeiteintragungen wurden in Excel Arbeitsblättern vorgenommen, Projekte in Microsoft Project geplant. und technische Spezifikationen mit anderen Dokumenten verwaltet. Es wurden also völlig unterschiedliche Datenquellen verwendet.

Da die Anzahl der durchzuführenden Projekte stieg, benötigte FER GE ein unternehmensweites System, um Projektdaten, Projektressourcen und Projektbewilligungen zu verwalten. Man benötigte ein System, in das man Microsoft Project integrieren konnte, womit man die Fertigstellung von Aufgaben und Aktivitäten verfolgen konnte und die Informationen für die benötigten Teammitglieder filtern konnte.

Die Lösung - Störungen bei den täglichen
Projektmanagement-Aktivitäten vermeiden
Die von Genius Inside entwickelte Lösung, Genius Project, wurde im ersten Halbjahr 2004 eingeführt, um die genannten Aufgaben zu erfüllen. Genius Project bietet Zusammenarbeit und Kollaboration zwischen jedem Projektleiter und seinem Team.

Alle Projektdaten, etwa die Liste von Projektaufgaben, den Ausführungsplan, die entsprechenden Zuweisungen der Aufgaben gegenüber den Ressourcen, etc. werden zuerst von den Projektleitern in das System eingegeben. Das System erstellt automatisch Fertigstellungs- und Budgetmeilensteine, die der Bewertung dienen.

Mit diesem kollaborativen System haben Teammitglieder über die Datenbank Zugriff auf ihre Aufgabenzuweisungen und Einblick auf die Liste der Projektaufgaben, sowie die vorgesehene Zeit zur Fertigstellung über das Web. Man kann dann, die für jede Aufgabe benötigte Zeit in die eigenen Zeiterfassungsbögen eintragen, was wiederum für den gesamten Projektplan und das gesamte Projektbudget gefiltert wird.

Genius Project berechnet dann zu jedem Meilenstein den prozentuellen Fertigstellungsstatus des Projekts, wodurch Projektleiter beurteilen können, in welchem Status sich das Projekt zur gegebenen Zeit befindet. Der Projektleiter kann den Aufgabenfortschritt binnen einer Minute erkennen, so dass er, wenn nötig, Pläne sofort ändern kann oder betriebliche Anpassungen vornehmen kann, ohne dass der Projektfluss unterbrochen wird.

Genius Project lässt sich leicht mit anderen Datenquellen verbinden. Es bindet Microsoft Project leicht ein oder kann direkt mit dem Genius Planner genutzt werden. FER hat sich dafür entschieden, seine detaillierten Planungsinformationen in Microsoft Project zu verwalten. Die High Level Planung und Projektaktivitäten, sowie Projektbudgets werden jedoch mit Genius Project durchgeführt.

Das Ergebnis - Präzise Projekte, eine genaue Budgetverfolgung,
sowie ein einfaches Dokumentenmanagement
"Projekte im Verhältnis zum entsprechenden Budget zu leiten, war bisher unmöglich", sagt Jean-Charles Finidori, und fügt hinzu: “Heute kennen wir immer unseren täglichen Stand". "Wir wissen wie viel Zeit wir für die jeweiligen Aufgaben benötigt haben und kennen die exakten Beträge, die dafür ausgegeben wurden.

"Wir verfügen über absolute Kollaboration und Teamarbeit. Wenn man mit 10 externen Projektteam-Mitgliedern (Consultants) arbeitet, dann zählt jede Stunde. Die Informationen in Genius Project sind einfach zugänglich und können von verschiedenen Teammitgliedern genutzt werden. Wir setzten Genius Project auch im Dokumenten-Management ein und nutzen die Funktionen, um die Projektdokumentation zu verwalten und von den Konsolidierungs-Ansichten Gebrauch zu machen. Dadurch können die Abteilungsleiter den Fortschritt verschiedener Projekte kombiniert beurteilen. Die detaillierten Berichte zeigen, wo sich die Projekte im Lebenszyklus gerade befinden und bieten der Führungsebene eine einfache Ansicht darüber".